美国雇主注意！为外籍员工缴纳薪资税应该避开这些陷阱！

美国国税局（Internal Revenue Service，下称“IRS”）更新了有关此流程的内部手册，要求代理机构联系在这些情况下错误地向外籍员工征税的雇主。通过采取手册中的步骤，雇主可以确保其扣缴和支付的税款是正确的，还可以免于承担相关责任。

FICA联邦保险税规则—适用于F，J，M，Q签证下的非美国居民

豁免情况：

持有F、J、M、Q签证的外国人，如果只是在美国短期停留、以非居民外国人的身份在美国境内提供服务，则其提供服务在计算FICA联邦保险税的目的下不会被视为雇佣行为。这意味着，除了某些例外情况，学生、学者、教授、教师、实习生、研究人员、医生、互惠生和夏令营工作人员在持有F,J,M,Q签证时在美国境内服务的收入可以豁免支付FICA联邦保险税，前提是美国移民局允许此类人员以非移民身份提供服务，且其提供的服务是为了实现其签证的目的。

但是，对于雇佣了少量学生或刚毕业的F-1签证学生的雇主来说，使用这种税收规则还需要注意学生签证及实习期限的时效性。F-１学生在完成学业之前有资格接受课程实践培训（CPT），还可以在毕业之前或之后额外进行12个月的可选实践培训（OPT），“STEM”学位课程的学生可能有资格获得额外24个月的实习时间，共计36个月。雇主需要注意这类员工可能会失去豁免FICA的资格。

失去豁免的情况：

如果上述签证持有人之一根据美国联邦税法成为“税务居民（resident alien）”，则会失去非居民外国人FICA联邦保险税豁免。

根据美国联邦税法对于“居民”的定义，在美国不到五年的F-1，J-1，M-1，Q-1或Q-2签证的外国学生属于是非居民外国人，免于缴纳FICA税；然而，如果这些学生在美国居住超过五年，他们的身份则转变为税务居民，需要缴纳FICA税。在美国少于两年的外国学者，教师，研究人员，实习生，医生，互惠生，夏令营工作者和其他不是学生身份的J-1，Q-1或Q-2签证持有者，仍然属于非居民外国人，免于FICA税；然而，当这些人在美国居住超过两年时，他们的身份同样会转变为外国居民，需要缴纳FICA税。

注意：

在衡量外国人入境日期进而确定在美居住年限时，实际居留时间并不重要。例如，一位F-１学生在2017年12月31日进入美国，则2017年就是该学生在美国共计5年豁免时间的第1年，即使这已经是2017年的最后1天。

FUTA联邦失业保险税—适用于F，J，M或Q签证身份的非美国居民

仅雇主需要支付FUTA联邦失业保险税，雇员不需要。针对非美国居民持有F,J,M或Q签证的外籍员工，FUTA的适用条件、豁免情况和失去豁免的情况与上述FICA基本相同。

税收协定（Tax Treaties）：联邦所得税（Federal Income Tax）

美国和多个国家之间的众多税收协定为员工的收入提供了不同的豁免。通常，纳税额由个人、美国财政部和外国税务机关确定。但是，员工可以向雇主提供8233表格(“Exemption from Withholding on Compensation for Independent Personal Services of a Nonresident Alien Individual”)，以免除雇主代扣的金额。

IRS最近的行动以及雇主应采取的步骤

由于外籍员工经常在纳税年度之后才发现自己适用于FICA豁免的情况。在这种情况下，员工需要联系IRS要求退还已缴纳FICA 税款中多出的部分。针对这种情形，在2015年，IRS制定了一个新的流程，要求曾经错误扣除这类员工FICA的美国雇主对员工工资表以及W-2表格进行相应修改。不过雇主不需要担心，除了可能支付一些行政费用之外，这种误扣FICA税款不会受到处罚。

修正误扣的FICA和FUTA

只要在诉讼时效内，无论是从员工工资代扣代缴还是雇主多支付的FICA和FUTA税款，员工和雇主都可以向IRS申请退回多缴纳的税款。

美国雇主应在员工入职时建立相关制度

作为可能受FICA豁免或所得税协定约束的员工入职流程的一部分，雇主应考虑让员工填写相关文件，并将其保存在该员工的工资相关档案中，且应标明具体日期，从而更好判断是否适用于FICA豁免的两年或五年限制。雇主一般不需要将这些文件递交给IRS，但是可以做为公司合规方面的依据。

来源：Law360